Подпись в Outlook — это текст, находящийся после основного сообщения. В нём вы можете указать своё имя, адрес, контактные данные или любую другую информацию. Создав шаблон с подписью, вы сможете вставлять в его каждое сообщение отдельно, нажав кнопку на панели быстрого доступа, или включить автоматическое добавление написанного вашего текста в каждое отправляемое сообщение. Как сделать новый или изменить существующий шаблон, читайте в нашей инструкции.

Как сделать или изменить подпись в Outlook

Процесс создания подписи в разных версиях Outlook немного отличается, поэтому в статье будут представлены инструкции для каждой из них отдельно. Версия программы, установленной на вашем компьютере, будет совпадать с версией пакета Microsoft Office.

Outlook 2007

  1. В панели быстрого доступа программы разверните вкладку «Сервис».
    Меню Outlook 2007

    Разворачиваем раздел «Сервис»

  2. Открываем параметры программы.
    Вкладка «Сервис»

    Открываем параметры программы

  3. Переходим к разделу «Сообщения».
    Параметры Outlook

    Переходим к вкладке «Сообщения»

  4. В блоке «Подписи» кликаем по кнопке «Подписи…».
    Параметры сообщений

    Кликаем по кнопке «Подписи»

  5. Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.
    Создание подписи

    Кликаем по кнопке «Создать»

  6. Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.
    Текст для подписи

    Пишем текст для дальнейшего его использования

  7. Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».
    Оформление текста

    Кликаем по кнопке в виде гор и солнца, чтобы добавить картинку

  8. Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.
    Настройка автоматического добавления подписи

    Выбираем аккаунт и варианты писем, для которых подпись будет добавляться автоматически

  9. Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.
    Обозначение подписи

    Переименовываем шаблон

  10. После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».
    Сохранение подписи

    Кликаем по кнопке «Сохранить»

  11. Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.
    Создание дополнительных подписей

    Еще раз нажимаем кнопку «Создать», чтобы создать еще подписи

  12. Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.
    Редактирование письма

    Вставляем подпись вручную

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Начните процесс создания письма.
    Главное меню Outlook 2007, 2010, 2016

    Переходим к созданию письма

  2. В блоке «Включения» разверните вкладку «Подписи» и нажмите на появившуюся кнопку «Подписи…».
    Процесс написания письма

    Нажимаем кнопку «Подписи…»

  3. Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.
    Окно управления подписями

    Нажимаем кнопку «Создать»

  4. Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.
    Наполнение подписи

    Пишем текст, который будет использоваться в роли подписи

  5. Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».
    Добавление картинки

    Нажимаем на иконку в виде гор с солнцем

  6. Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.
    Включение автоматического добавления подписи в сообщения

    Выбираем аккаунт, на котором будет добавляться подпись, и условия, при которых она будет добавляться

  7. Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.
    Изменение названия подписи

    Называем подпись так, чтобы потом не забыть, что в ней содержится

  8. После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».
    Сохранение результатов

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

  9. Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.
    Создание нескольких шаблонов

    Создайте еще подписей для разных типов сообщений

  10. Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.
    Ручное добавление созданный подписи

    Во время создания письма нажмите кнопку «Подписи» и выберите подпись

Что делать, если кнопка «Подпись» неактивна?

Некоторые пользователи сталкиваются с тем, что кнопка «Подпись» неактивна, то есть её нельзя нажать, а из-за этого невозможно создать и вставить подпись. Возникает такая проблема в основном из-за изменения настроек Outlook, смены аккаунтов, названия почты или по другим причинам. Чтобы вернуть кнопку «Подпись» в рабочее состояние, выполните следующие действия:

  1. Закройте программу Outlook.
    Выключение Outlook

    Закрываем программу

  2. Откройте окошко «Выполнить».
    Поиск Windows

    Открываем программу «Выполнить»

  3. Запустите редактор реестра, выполнив команду regedit.
    Выполнить

    Выполняем команду regedit

  4. Используя дерево папок в левом блоке реестра, перейдите по ветви HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Wow6432Node\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32.
    Редактор реестра

    Переходим к папке LocalServer32

  5. В конечной папке будут находиться два файла. Откройте каждый из них и измените строку «Значение» на путь к файлу outlook.exe. Этот файл запускаем саму программу, найти его можно в папке, в которую вы устанавливали Outlook.
    Файлы в папке LocalServer32

    Изменяем значение файлов

  6. Перейдите к папке HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32 и сделайте то же самое с двумя файлами, находящимися в ней. Готово, кнопка должна снова стать активной. Если это не поможет, то полностью удаляйте программу и устанавливайте её заново. Не забудьте сохранить перед удалением все важные письма, находящиеся в ней.
    Вторая папка LocalServer32

    Меняем значения файлов во второй папке

Как настроить ЭЦП

Обычная подпись — это информативное сообщение, которое отправляется в конце каждого сообщения с какой-то целью. Цифровая или электронная подпись — это сертификат безопасности, обеспечивающий подтверждение того, что то или иное письмо вам отправил определённый человек, а не его двойник-злоумышленник. Также подобная подпись шифрует сообщение, так что обычный пользователь, не имеющий ключ к шифру, не сможет его прочесть.

Учтите, чтобы зашифровать свой ящик, необходимо раздобыть сертификат безопасности. На данный момент его можно получить бесплатно или приобрести за деньги на интернет-сайтах. Например, на сайте https://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html предоставляют бесплатный сертификат для браузера, который после установки можно экспортировать и перенести в Outlook.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Открываем вкладку «Файл».
    Панель быстрого доступа Outlook

    Разворачиваем меню «Файл»

  2. Переходим к блоку «Параметры».
    Меню программы

    Переходим к разделу «Параметры»

  3. Выберите подраздел параметров «Центр управления безопасностью».
    Параметры программы

    Переходим к пункту «Центр управления безопасностью»

  4. Перейдите к параметрам центра безопасности.
    Центр управления безопасностью

    Переходим к параметрам управлению безопасностью

  5. Выберите пункт «Защита электронной почты».
    Параметры безопасности

    Переходим к пункту «Защита электронной почты»

  6. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам.
    Настройки защиты почты

    Включаем функцию «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям»

  7. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
    Настройка отправляемых писем

    Включаем функцию «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом»

  8. Кликнете по кнопке «Параметры».
    Переход к параметрам защиты

    Нажимаем кнопку «Параметры»

  9. Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.
    Изменение настройки безопасности

    Называем конфигурацию и выбираем алгоритмы

  10. Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.
    Поиск сертификата безопасности

    Указываем путь до сертификата

  11. Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.
    Передача сертификата

    Включаем функцию «Передавать сертификаты с сообщением»

  12. Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.
    Сохранение настроек шифрования

    Нажимаем кнопку «ОК»

  13. Если вы не включили функцию, шифрующую и подписывающую все письма, отправляемые вами, то вам придётся это делать для каждого сообщения вручную. Во время создания сообщения перейдите к вкладке «Параметры».
    Создание зашифрованного письма

    Переходим к вкладке «Параметры»

  14. Кликнете по кнопке «Подписать» и «Шифровать», чтобы использовать свой сертификат.
    Параметры письма

    Шифруем и подписываем пиьсмо

Outlook 2007

  1. Разверните вкладку «Сервис».
    Панель быстрого доуступа Outlook 2007

    Раскрываем вкладку «Сервис»

  2. Перейдите к разделу «Центр управления безопасностью».
    Вкладка «Сервис» в Outlook 2007

    Открываем пункт «Центр управления безопасности»

  3. Выберите подпункт «Защита электронной почты».
    Центр управления безопасностью в Outlook 2007

    Открываем подпункт «Защита электронной почты»

  4. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
    Настройка зашифрованных писем

    Включаем или отключаем параметры отправки зашифрованных писем

  5. Кликнете по кнопке «Параметры».
    Блок «Шифрование электронной почты»

    Используем кнопку «Параметры»

  6. Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.
    Настройка конфигурации шифрования почты

    Называем шифрование и устанавливаем алгоритмы

  7. Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.
    Поиск сертификата

    Нажимаем кнопку «Выбрать» и указываем путь до сертификата

  8. Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.
    Параметры отправки сертификата получателя письма

    Активируем или деактивируем функцию «Передовать сертификаты с сообщением»

  9. Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.
    Сохранение параметров шифрования

    Нажимаем кнопку «ОК», чтобы сохранить внесенные изменения

Существует два вида подписей — обычная и цифровая. Обычная используется для рассылки полезной для получателя информации в каждом сообщении. Её удобно использовать в том случае, если вам приходится отправлять большое количество сообщений, и каждый раз прописывать её неудобно. Цифровая подпись нужна для подтверждения своей личности и шифрования отправляемых писем. Используется в том случае, если нужно переслать что-то, что не должно попасть в руки левых людей.

Читайте ранее:
ваше соединение не защищено
Что делать если в Firefox появилось сообщение «Ваше соединение не защищено»

При переходе на ресурс браузер может выдать предупреждение «Ваше соединение не защищено». Это значит, что на сайте отсутствуют подлинные сертификаты...

Закрыть